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有专门做标书的公司吗(老司机教你怎么避免做标书的坑)

小编在参加各种农业信息化项目投标过程中,碰到过不少坑,开始只怪自己没经验,许多招标文件其实就是采购主锁定的投标方制作的,在招标要求和评分机制方面会按葫芦画瓢,尽量提高自己的分数;标书制作过程中,更都是血泪,熬了多少夜加急做出来的,有些就是标书的封皮打印有点问题、有些就是少盖了章或者章盖的不清楚,还有就是要求用公司的基本账户打款,财务却用副账户打款;有次招标文件要求用信封封住U盘,结果有家公司用文件袋密封,的确也是封的严严实实,但是评审就是不收她的标书,理由就是要信封。老大要我们总结一下这些东西,我百度了一下投标中的那些坑,看来坑过的人不少,我找了王霉霉的博客所写的关于标书和投标的一些心得,我觉得写的太好了,分享给大家,希望大家少走些坑。有专门做标书的公司吗(老司机教你怎么避免做标书的坑)

1、标书制作流程

1.1 招标书仔细阅读,标注重点信息

□ 投标截止日期、地点

□ 投标文件数目:正副本几本?U盘?

□ 报价要求

□ 商务资质要求、封装要求

□ 技术规范要求

□ 签字、盖章的地方:说明需要盖章签字的地方、投标文件的骑缝章、封面、涂改处、某些资质复印件等

□ 将项目名称、编号、招标人、投标人等信息罗列出来

1.2 定框架,商务、技术、报价分别包括哪些内容,先确定目录结构

有专门做标书的公司吗(老司机教你怎么避免做标书的坑)

1、商务部分,具体目录按照招标书要求,但提供的材料大致如下:

□ 投标函

□ 投标一览表

□ 法定代表人身份证明

□ 法定代表人授权委托书

□ 商务条款点对点应答、合同款项点对点应答及偏离表

□ 技术规范点对点应答及偏离表

□ 以往合作业绩(如果公司有类似产品合作则单列标题,如果不类似可考虑合并到资格证明文件)

□ 资格证明文件(营业执照副本、组织机构代码证、税务登记证及增值税一般纳税人证明、专业资质等级证书、管理体系认证如ISO9001、ICP证书、银行资信证明、近年财务审计报告、相关软著专利、业绩证明材料、投标保证金信息表)

□ 拟派项目成员一览表(也可合并到资格证明文件)

□ 服务承诺书(招标代理服务费承诺书、廉洁诚信承诺书、投标信息承诺书。。。)

□ 评标索引表 索引建议采用章节号而不是页码的方式,降低后期修改难度

2、技术部分

根据技术规范书、技术点对点应答搭建技术部分框架。技术部分必须先进行技术点对点应答,然后写技术方案两个部分。对于技术点评价标准中提到的内容都要在相关章节做出说明描述。

3、报价

软件成本、硬件成本及配置、增值税税点17%

1.3、文档排版

1、商务版与技术版文档一二三级标题以及正文内容字体保持一致

2、自动生成目录,不要手动添加,超链接不去过

3、添加文档页眉页脚页码

4、一二三级标题自动编号,不要手动,后期更改又要改的吐血

1.4、检查重点

1、对照标书要求和评分标准,所提到的商务部分、技术部分内容是否都包含,都符合?

2、需要打印哪些文档?正本副本几份?弄清楚

3、签字盖章

1.5、封装与上传

1、封装前扫描,上传电子版

2、严格按照标书封装要求进行封装。

□ 6个封面单独做,不和商务文档、技术文档在一起:商务正本封面、商务副本封面、技术正本封面、技术幅本封面、报价正本封面、报价附本封面

□ 投标一览表:封面 投标一览表 保证金截图

□ U盘封条

□ 档案外封条

3、封装处盖章签字、骑缝章

1.6最后的最后!

1、在投标之前预留2天完成所有标书制作和封装。一定要提前安排好,不管你加班还是熬夜,出现过到最后时间还在盖章、封装检查最后吐血赶飞机动车去投标地点的情况。

2、现场投标预留充足的时间送材料,不要因为堵车小事错过投标。

3、所有标书电子版文件必须放在一个文件夹中,出现过桌面上多个版本文档,最终不是最新版,以及一个重要的澄清函在桌面上,忘记打印盖章的情况。

4、确定一个负责人对整个投标材料负责。

5、永远永远不要低估一个做标书的时间,抓紧搞!!!

6、文档备份:发给其他人备份,U盘备份,邮箱备份!!!

7、能提前完成的事情提前完成,不要觉得来得及还有时间就往后拖,鬼知道后面会发生什么事情。

项目标书制作及投标过程中的那些坑,碰到一个所有辛苦全部白费

2、投标过程注意事项

这两天作为一个小白被派出去标书盖章签字,结果遇到了高人指点,学习到一些些东西,总结一下,仅供参考:

整个标书安排好时间吧,无论是什么时候开标,总是要在前一天加班吐血。你该反思自己是哪一块出了问题。

2.1写在打印装订前

1、标书提前给审核盖章方看一下,确保没有问题

2、一旦打印装订就不要再修改,否则目录页码错误一堆堆的

3、商务部分填写资料,不知道的一定要问清楚,不要忘记填写也不要乱填写;要求的资质必须材料齐全

4、技术部分对着技术规范书要求、技术应答和评分点所有重点都不能放过。

5、报价部分按照招标文件格式填写,不要修改任何样式,封装也要格外注意要求。

6、应答部分不管技术、商务、合同条款都要做到每条应答。

《政府采购法》,《招标投标法》、《政府采购货物和服务招标投标管理办法》等法律法规都规定:投标文件应当对招标文件提出的实质性要求和条件做出响应。这意味着投标者只要对招标文件中的某一条实质性要求遗漏,未作出响应,都将成为无效标。

7、在购买标书后预览招标书内容,关于封装或者内容等任何问题存在疑问,一定要在答疑规定的时间前问清楚。

有专门做标书的公司吗(老司机教你怎么避免做标书的坑)

2.2关于标书封装,这简直就是个智慧和门道

1、 盖章签字

盖章:凡是投标文件有公司落款的地方 封面 标书要求盖章的地方标书要求每页盖章的

不要在纸张空白处盖章,盖章不要遮盖住关键信息(如法定代表人和授权人的身份证信息)

签字:凡是投标文件中需要签字 封面 标书要求页签/小签

弄清楚是法定代表人还是授权人签字

2、档案袋及档案袋封面商务分册、技术分册、经济分册(正本、副本)、电子档

3、 若干封条

4、 不要在材料未封装时就在封口盖章

5、 封装要求一定要看清楚

2.3关于投标,你可以了解和准备地更多

前期准备——五招

1、熟悉和了解国家最新招标法,了解不同投标方式的要求。(公开招标,邀请招标适用于保密性或规模较大只有竞争企业,竞争性谈判,单一来源等)的政策与特点。

2、熟悉和了解各评分方法(综合评分法,最低价中标、序号值评分法)等的特点和侧重点。

3、提前在主要在各省、市、行业等招标中心进行注册,UKEY准备。

4、公司最新资质,专利、知识产权、案例,软件资料的整理。

5、了解潜在竞争对手的情况。

招标解读—四招

1、确保投标保证金及时安全支付:保证金的金额、支付方式与帐户要求、规定到账时间以及确认,妥善保管好收据。

2、否决项的分析:废标,无效投标,流标的规定。

3、加分项分析:资质,合同,证书,环保,节能,纳税证明,银行资信证明、社保证明、无行贿证明、成功案例、专业资质等。

4、其他投标工作:报名、保证金支付、人员安排、标书制作、标书盖章、投标人员现场应答培训。

标书编写-四招

1、商务部分须审:严格按招标文件要求的顺序、名称认真检查目录;注意原件资料的插入;图片里的文字是否有丢失;表格内的文字是否超出表格范围;竖排变横向表格后,页眉,页脚,页码是否正确,资质是否更新,全文查找有无原标书的痕迹。

2、技术部分须审:技术总体需求满足,设备清单与后面的文字描述与效果图一致,链路计算,拓扑图,布局图等准确。是否将公司的软件名称列入清单。技术部分包括产品配置单、技术参数、技术偏离表组成,配置单也要按照标书中的产品顺序摆放。其次,技术参数的书写要严格核对彩页,是否相符。

3、报价部分注意:认真核对大小写是否正确同时,还要核对是否大小写的数目是否相符;分项报价部分同样要核对每一分项的报价,然后最后的综合报价大小写是否相符以及正确。

4、标书汇总:认真审核标书要求,做好最终的标书汇总,查缺补漏。

报价准备-四招

1、了解本项目客户的预算,可支付方式,支付比例等。

2、准确地核算产品的硬件成本,软件成本,以便为公司管理层做出报价决策提供真实准确的数据依据。

3、主要竞争对手分析:资质情况,报价的一贯策略,和客户的关系,利润点以及其产品的市场定价。

4、研究招标要求的报价方式:一次报价还是多次报价,做出几套方案备选;价格所占的比例;价格分与其他资质要求分之间的比例关系等。

其他事项-四招

1、投标截止前,关注网上是否有任何变更或延期等通知。

2、标书制作、签署必须再次审核打印稿:是否按要求签字,法人章,公章,小签,投标日期等。检查资料的正副本要求份数,封装,封条等包装要求,是否需要授权代表签字以及骑缝盖章要求,原件与资质借用明细。

3、考虑周全到达投标现场的交通方式;火车,飞机,汽车的时间安排(提前一天到达投标现场及考察投标现场,原则上住宿位置距离投标现场的路程不超10分钟(步行)。

4、标书递交前工作完善:取得标书购买收据、保证金交纳收据、尽可能的了解报名的竞争对手情况。

投标收尾—六招

1、投标结束,与招标中心确认是否当场宣布结果,是否可以离场以及是否电话通知结果等。

2、密切关注上网公示,了解中标单位与中标价格(如未中标),评审专家名单,是否有质疑。

3、中标服务费申请,履约保证金递交(中标),投标保证金退回手续办理。

4、 投标过程的分析与总结,成功经验或失败的教训。

5、开始按要求准备销售合同、移交采购渠道、进行生产准备。

6、自留投标文件交项目管理部存档、借用的资质文件交回公司存档。

3、标书制作中的那些坑

今天聊聊标书制作过程自己跳过的坑。本人已熬成熊猫,记得给我寄点竹子过来,不谢!

3.1团队协作方面

•修改文档成员一定要在一起修改,特别是技术与商务合并后,要随时保持沟通同步更新。不要合并版之后各改各的,确定一个人汇总更新最新版。

•为了避免和猪一样的队友合作坑你,要明确任务分工以及及时沟通进度。

3.2制作标书过程

•一定要在需要应答时间前,解答疑惑关于封装、填写商务文档疑问、报价疑问等等。

•授权时间:不少于投标有限期的时间(通常是90天)

•除了按照标书规定格式整理内容外,了解商务,报价,技术各自占比和评分规则也十分重要,根据评分点侧重描述。

•电子文件命名若招标有要求按照要求来,若没有,统一名称

•商务和技术文档,若分开写,确定文档命名规则,需要统一字体,标题,间距,页眉,页脚,目录,封面等格式。

•投标文件定稿后都会出错,预留时间修改

•报价通常保留2位小数,大小写,计量单位注明人民币元。记住保留2位是小数点后面保留两位,且是元的情况下,不是万元的情况下。

•索引页码最后写,确定页码正确编写前提下。

•最终打印版本保存为pdf版本查阅无误后发给打印店,防止word版本到打印店格式发生调整(多数打印店是wps,非常容易发生样式改变,页码调整的问题,导致最终索引有误)

3.3封装和上传电子版

•封装盖章预留时间

•移动运营商投标上传文件包括:授权书、廉洁承诺书、开标报价、商务文件、技术文件、报价文件。上传廉洁承诺书是1个pdf,所以尽量一页纸扫描完成。

•投标文件过大可能带来的困扰,做好心理准备,合理安排时间。通常最终标书在400页,若技术与商务纸质提交汇总在一个文档,在上传中则需要拆分为技术文件和商务文件,索引页码更新;技术或者商务单个文件不能超过30M,曾经技术文件和商务文件由于过大,上传需要分别拆分为2个文件,大大增加工作量,所以以后文档图片尽量截图,不要插入图片;文档页数多另一个困扰就是胶装困难,封装困难只是因为封装盒子不合适耽误时间,建议多采购不同宽度的档案袋,8cm、10cm、12cm、15cm各来一打。

•还有经过测试word转为pdf大大降低文件大小,如果pdf大小小于30M就不用拆分word了,前提是上传允许pdf格式。

3.4其他

•税率:技术服务增值税税率6%;其他包括硬件等一般增值税税率17%

•报价是否有最高限价

•对于保证金和盖章的事情提前走流程找领导签字。

•除了熟练掌握word技能,你可能需要掌握的技能:pdf分割、pdf合并、加水印(通过ppt或美图秀秀搞定)、P图技能(ppt、画图工具、ps搞定)

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