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商务标报价怎么做(免费分享经验写作小技巧)

一般来说,投标文件通常由报价文件、商务文件和技术文件组成。报价文件比较简单,按照招标文件的要求,编写投标一览表和分项报价表。商务文件通常由各种资格证明文件组成。而如果把商务文件比作客观题的话,那么技术文件毫无疑问就是主观题了,非常考验售前工程师的能力。当然,把技术文件写好了,也是售前工程师的价值体现。

今天,根据日常工作经验,再说说如何增强投标技术文件的可读性。通过一些编写技巧,让技术文件更好看。

商务标报价怎么做(免费分享经验写作小技巧)

1、建立索引表

一份投标文件,几百页甚至上千页,拿起来都费劲,更别说去里面看内容了。所以有些招标文件会明确要求根据评分要求设置索引表,便于评标专家查看、打分。而即便招标文件没有要求,如果标书内容比较多、比较厚,也可以在标书的最前面设置索引表,这样比较易于查看。我见过也有一些销售/售前人员特别有心,在每一章的开始部分设置页签,并且用不同颜色的页签纸区分,让专家快速查看关注的内容。用户体验做的特别好。

 2、编制好目录

编制目录,方便查看,这是很好理解的。但是目录设置几级比较合适呢?没有统一的说法。一份几百页的投标文件,老杨建议目录设置到三级就可以了,如果内容很多,也可以设置到四级。再设置更深的层级就不可取了,内容太稀碎,目录页就几十页,查看目录都很费劲了。这就要求,将重要内容、特别是标注*号的内容,在三级或四级目录就可以轻松查找到,方便专家查看。如图所示:

商务标报价怎么做(免费分享经验写作小技巧)

我曾经看到有售前人员在编制技术文件时,将详细功能设计作为三级标题,结果所有的系统功能设计都在三级标题中。这份投标文件共计1000余页,而投标文件目录只生成到三级标题,导致一条目录项的内容跨越了好几百页,我估计评标专家在查看技术文件的内容时,内心应该是比较崩溃的,根本看不到功能点的目录。这是非常不可取的。

3、方案设计可以分章节描述

如果技术需求中涉及的子系统比较多,为了避免详细的功能介绍过于集中,也可以把系统的方案设计分章节进行描述介绍,即:每个子系统单独分章节。这样,文档的结构更清晰,也可以避免单章内容过于庞大。如图所示:

商务标报价怎么做(免费分享经验写作小技巧)

 4、功能介绍图文并茂

对于系统功能的介绍,除了文字描述,图例是最好的说明方法,有一句话叫“文字不够,图片来凑”,用在功能介绍中非常贴切。如果提供的成熟产品中包括了某些功能项,可以直接截取产品图片。如果产品不包含功能项,可以通过Visio或Axure系统绘制一些原型图。这样做除了可以充实方案本身的内容外,更重要的是可以让评标专家感觉到投标厂商对项目需求的理解。

比如:我在描述缺陷信息时,需要包含缺陷类别、问题摘要、样品版本、测试平台、操作系统、严重程度等级、可重现性、详细描述、提交人、提交时间、关联测试过程、确认人、确认时间、所属模块、测试步骤、缺陷编号等属性信息。我估计这么多字段内容没有多少人能记住,但是如果画一张原型图,估计看一眼就大概知道要填写哪些信息了。如图所示:

商务标报价怎么做(免费分享经验写作小技巧)

 5、尽量图形化、表格化

对于技术方案中的其它内容,诸如涉及到系统架构、功能架构、工作流程、项目组织架构、项目工期(甘特图、表格)、项目人员安排(简历表格、学历、学位证书、资质证书)等,除了基本的文字描述外,应尽可能通过图形化、表格化进行展示,这样看上去更直观,更便于阅读和理解。

好了,关于如何增强投标技术文件的可读性就介绍到这里。最后还要强调一点,投标方案中的技术文件,最重要的还是方案设计的内容本身,一定要做到充分理解需求,根据需求进行功能设计,满足招标文件要求,突出自身优势。而所谓的“技巧”,其实都是在基本工作内容的基础锦上添花,所以在技术方案编写过程中不能颠倒顺序,忽略重点

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