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如何写保洁服务标书(案例分享文件编制需要注意哪些)

案例回放

受天津市某局机关委托,某采购代理机构为其办公地点采购物业服务,采购内容为保洁、秩序维护、设备维护、食堂服务、洗衣服务、理发服务等,共需要物业服务人员60名。采购人在委托的项目需求书中有一句含义比较模糊的描述“需优先录用现有工作人员”。在与采购人就采购需求进行多次沟通的过程中,采购人并未对此处进行说明。在标书就要定稿时,采购代理机构项目人对采购需求进行最后审查,并对此句含义模糊的语句向采购人询问,才得知本次招聘的60人中,有33人为采购人现有的工作人员,最后经过多次讨论和修改,项目的采购文件得以确定,并顺利评标。

如何写保洁服务标书(案例分享文件编制需要注意哪些)

问题引出

案例|物业服务项目招标文件编制应注意什么?

对于采购人提出的“优先录用已有工作人员”需求,在编制物业服务项目招标文件时应注意什么?

案例|物业服务项目招标文件编制应注意什么?

专家点评

随着政府购买服务工作的不断深入和推广,近年来,政府单位物业服务工作外包趋势已经形成,政府通过购买物业管理,能够得到更专业化的物业服务,使得政府机关轻装上阵,集中精力做好本职工作。

2007年国务院修订《物业管理条例》,并定义了物业管理是指业主通过选聘物业服务企业,由业主和物业服务企业按照物业服务合同约定,对房屋及配套的设施设备进行相关场地进行维修、养护、管理,维护物业管理区域内的环境卫生和相关秩序的活动。

反观前期物业管理招投标,在采购文件制作环节还存在许多问题,物业管理服务需要进一步优化:

一是明确采购需求。一些采购人在描述物业服务需求方面不够专业,没有把一些实际的需求明确写出来,在项目需求书中要求的保洁、保安等各项服务的具体人数不确定,对一些岗位的轮班情况描述不明确,造成了供应商的响应文件缺乏可比性。建议在编制采购文件前,与采购人反复沟通,不仅要认真审查采购人在文件中明确的物业管理服务需求,还应关注采购人没有提出的但对物业管理服务存在影响的其他服务需求。在采购文件中明确不同岗位的服务人员、员工素质标准、岗位设置、服务内容、考核标准、违约责任等,使供应商的响应方案更具有可比性。本案例中采购人要求供应商优先录用现有工作人员,虽然从表面上来看是减轻了供应商聘用员工的负担,但是在项目执行过程中,人员管理问题也不容忽视,因此本案例在采购文件中规定了“现有服务工作人员需服从成交供应商和项目经理的相关管理规定” 。

二是细化评分办法。根据项目的特点对评分标准进行细化和调整,在本案例中,只针对供应商需提供的物业服务人员设置了相应的评分标准,对采购人现有的工作人员不再设置评分项。在其他的物业服务项目中,也需进一步规范和细化物业服务采购文件中的评分办法。改变以往简单采用“好”、“较好”、“差”等概念模糊、主观意识浓厚的字眼和模式进行评价。把原来比较笼统的、主观性较强的“最优、递减得分”等说法,改为详尽描述。每一分项都分别阐述了供应商的响应或承诺究竟要达到什么样的标准或层次才能称得上“最优”,才能得到该分项的最高分,以及其他等级如何得分等。也可以通过建立格式统一、内容详尽、要求明确的新评分表格来优化物业服务项目的采购。使物业服务评分更加客观、量化,具有可操作性。

三是确保报价准确性。采购文件中明确所需的物业服务人员的工资及相关待遇才能方便供应商准确报价,与采购人多次沟通后,针对本案例的特点,在采购文件中明确了需优先聘用已有工作人员工资待遇标准,并详细列出上一年度采购人现有的工作人员的工资标准、社保以及其他福利待遇,以供参考。由于新一年度天津市最低工资标准进行了调整:最低工资标准由每月1850元,调整为每月1950元。所以又重新设置了此次项目中的采购人现有工作人员最低工资标准。除此之外把价格变动、政策调整等风险因素在采购文件中明示,供应商在报价中要充分考虑到所有可能影响到报价的风险因素及政策,一旦成交以后,总价不予调整,避免在签订合同或者合同执行阶段,供应商以最低工资标准变动或其他理由要求采购人无依据的增加预算。

物业服务项目采购文件制作是项目的关键环节,对后续的评审工作和实际的物业服务有很深远的影响,因此采购文件制作要认真对待,这就要求具备全面的专业知识和相关法律法规的同时更要提升综合能力和职业素养。

法规链接

《物业管理条例》

第二条 本条例所称物业管理,是指业主通过选聘物业服务企业,由业主和物业服务企业按照物业服务合同约定,对房屋及配套的设施设备和相关场地进行维修、养护、管理,维护物业管理区域内的环境卫生和相关秩序的活动。

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